زمانی که وارد جلسه مذاکره می شویم، باید بتوانیم یک تاثیر اولیه مثبت بر روی مخاطب بگذاریم، در کل یک مذاکره کننده خوب، باید بتواند برداشت اولیه مثبت ایجاد کند و مخاطب خودش را در طول فرایند مذاکره متقاعد کند و یکی از ابزارهای متقاعدسازی، ایجاد تصویری مثبت در ابتدا و شروع مذاکره است.

عوامل مختلفی برای جلب اعتماد و ایجاد نگرش مثبت در ذهن مخاطب وجود دارد که می تواند به ما کمک کند تا مذاکره بهتری داشته باشیم. یکی از این عوامل، برداشت اولیه مثبت است. اگر بتوانیم برداشت اولیه مثبتی در ذهن مخاطب ایجاد کنیم، احتمال موفقیت در ادامه مسیر مذاکره بیشتر خواهد بود.

برداشت اولیه چیست؟ 

تصور کنید قرار است با فردی برای اولین بار ملاقاتی داشته باشید و برای یک همکاری دو طرفه، گفتگو و مذاکره کنید، دو حالت زیر را تصور کنید و سپس به سوالاتم فکر کنید:

حالت اول: فردی که پیش شما می آید، این ویژگی ها را دارد:  لباس ها نامرتب و چروک، کفش خاکی، موهای بهم ریخته و صورتی که مشخص است چند وقتی است، اصلاح نشده است.

حالت دوم: این فرد این ویژگی های ظاهری را دارد: لباس مرتب و اتو کشیده، کت و شلوار به تن کرده، کفش های بسیار مرتب و واکس زده، موهای آراسته و صورتی پیرایش شده

حس شما در مذاکره، با کدام یک از این دو فرد بهتر است؟ از همکاری با کدام حس بهتری خواهید داشت؟ بنظرتان احتمال به نتیجه رسیدن، با کدام یک بیشتر است؟

اگر بخواهیم برداشت اولیه را تعریف کنیم، میتوان اینگونه گفت:

تصویر و ذهنیتی که طرف مقابل، در اولین دیدار، با توجه به ظاهر ما، در ذهنش می سازد. این تصویر می تواند مثبت و یا منفی باشد و بر ادامه مذاکره و ارتباط، سایه می اندازد.

این ذهینت و برداشت، در زمان بسیار کوتاهی شکل می گیرد، گفته می شود این زمان بین ۳ تا ۱۲ ثانیه است، پس ما فرصت چندانی برای ایجاد این ذهنیت نداریم، مگر اینکه از قبل برای آن آماده باشیم.

این مطلب را هم بخوانید: تاثیر برداشت اولیه در متقاعد کردن مخاطب و مشتری

چگونه برداشت اولیه مثبتی ایجاد کنم؟ 

برای اینکه بتوانید برداشت اولیه مثبتی ایجاد کنید، بایستی برخی نکات را رعایت کنید. با توجه به اینکه زمان شکل دادن به تصویری که در ذهن مخاطب می سازید، کوتاه است، توجه به این نکات بسیار مهم است.

تاخیر دشمن برداشت اولیه است: 

اولین دشمن برداشت اولیه مثبت، تاخیر است. زمانی که شما با تاخیر در جلسه ای حاضر می شوید، بدون آنکه حضور داشته باشید، برداشت اولیه در خصوص شما شکل می گیرد، آنهم برداشت اولیه منفی!

اگر زمانی را برای جلسه ای هماهنگ می کنید، تمام تلاش خودتان را بکنید که دقایقی قبل از ساعت مقرر، در محل حاضر باشید. برای اینکه تاخیر نداشته باشید، باید حساب همه چیز، مثل ترافیک، خرابی احتمالی ماشین و … را بکنید. به هیچ وجه نباید تاخیر داشته باشید.

نکته مهم دیگر این است همانقدر که تاخیر پسندیده نیست، زود رفتن بر سر یک قرار هم درست نیست. اگر قرار شما در دفترکار مخاطبتان است، اگر به هردلیلی زودتر از ساعت هماهنگ شده رسیدید، بیرون از محل قرار منتظر بمانید و راس ساعت، وارد محل قرار بشوید.

در فضای مجازی چگونه دیده می شوید؟ 

شاید کمتر کسی را بتوان دید که در یکی از رسانه های اجتماعی حضور نداشته باشد. همیشه این احتمال وجود دارد که فردی که می خواهید با او مذاکره کنید، قبل از جلسه مذاکره، به سراغ پروفایل شما در فضای وب برود. شما در این فضا چگونه دیده می شوید؟ تصاویری که منتشر می کنید، گروه ها و یا پیج هایی که دنبال می کنید و … همگی می تواند بر روی برداشت اولیه طرف مقابل شما تاثیر بگذارد.

لبخند بزنید.

لبخند قدرت بالایی دارد و به جرات می توان گفت، معجزه می کند. لبخند، این حس را به فرد مقابل منتقل می کند که با فردی دوست داشتنی، قابل احترام و اعتماد آشنا شده اند. پس برای ایجاد یک تاثیر و برداشت اولیه مثبت، سعی کنید در ابتدای ملاقات، لبخند بزنید.

نکته مهم در این قسمت این است که لبخند شما باید حساب شده و البته زیبا باشد. لبخند زدن را جلوی آینه تمرین کنید. اگر دندانهای مرتبی ندارید، بگونه ای لبخند بزنید که دندانهایتان پیدا نباشد.

از اصل ۱۲ استفاده کنید. 

اصل ۱۲ یکی از اصولی است که می تواند به ما کمک کند تا از نظر ظاهر و رفتار به گونه ای عمل کنیم که برداشت اولیه مثبتی را در ذهن مخاطب ایجاد نماییم. در این اصل سه موضوع را بیان می کند که باید به خاطر سپرد و به آنها توجه داشت.

مورد اول: ۱۲ قدم اولی که به سمت مخاطب حرکت میکنیم.

اینکه چگوه راه می روید، می تواند تاثیر مستقیمی در ذهن مخاطب شما بگذارد، ایا قدرت را می توان در راه رفتن و قدم های شما دید یا شما هم مانند برخی از انسانهایی که همیشه خسته هستند، پاهای خودتان را روی زمین می کشید و دست هایت از بدنتان آویزان است؟

سعی کنید، قدم هایتان را محکم بردارید، سر و سینه خودتان را بالا بگیرید و در زمانی که به سمت مخاطب می روید و به او نزدیک می شوید، ارتباط چشمی مناسب را برقرار کنید. برقراری ارتباط چشمی مهم است، اگر پرقدرت راه بروید، اما ارتباط چشمی را برقرار نکنید و جایی دیگری به غیر از صورت مخاطب را نگاه کنید، نمی توانید اثر مثبتی بگذارید.

مورد دوم: ۱۲ اینچ بالا و پایین بدنتان.

۱۲ اینچ، حدود ۳۰ سانتی متر می شود. ۳۰ سانتی متر بالا و پایین بدن شما، در مرکز توجه مخاطبان شما قرار میگیرد. البته نباید از پوشش غافل شوید که بسیار مهم است. در کل توصیه می شود از لباس های رسمی برای جلسات مذاکره استفاده نمایید.

اما علاوه بر اهمیت ظاهر، این دوقسمت، یعنی بالا و پایین بدن ما، بیشتر در مرکز توجه است. ۳۰ سانتی متر بالا، شامل و سر و صورت ما است. مو و صورت ما چگونه است؟ ایا اراسته و مرتب هستیم.

 اگر آقا هستید، باید موهای مرتب و شانه کشیده ای داشته باشید و صورتتان هم مرتب و اصلاح شده باشد. (مهم نیست که ریش دارید یا ندارید، مهم این است که محاسن شما آراسته و منظم باشد)

اگر خانم هستید، ترجیحاً برای جلسات رسمی، از مقنعه استفاده کنید و حتماً اتوکشیده باشد. مراقب آرایش صورت خودتان هم باشید، آرایش خیلی زیاد و تند به هیچ وجه توصیه نمی شود.

۳۰ سانتی متر پایین به پاچه شلوار و کفش شما مربوط می شود. شاید یکی از مهمترین پوشش ما، کفش است. کفش باید با لباس شما تناسب داشته باشد، بعنوان مثال با لباس رسمی، کفش اسپورت نپوشید یا با لباس مشکی و یا سرمه ای، از کفش مشکی استفاده نمایید. اما نکته مهم تر، تمیزی کفش شماست. حتماً پیش از جلسه مذاکره، کفشتان را به خوبی واکس بزنید، همچنین توصیه می کنم، همیشه همراه خودتان یا در خودروشخصی خودتان، یک واکس فوری داشته باشید تا در زمان هایی که مقداری کفشتان کثیف می شود، بتوانید سریعاً آن را تمیز کنید.

اما چرا کفش اینقدر مهم است؟ اگر دقت کرده باشید، بصورت ناخودآگاه، وقتی فردی را برای اولین بار می بینید، (یا حتی به آدم هایی که در خیابان از کنار شما عبور می کنند،) به کفش او نگاه می کنید و همین کفش می تواند این فرد را در ذهن شما، فردی منظم جلوه بدهد یا فردی شلخته و بی نظم.

این مطلب را هم بخوانید: چگونه با یک گروه و یک تیم مذاکره کنم؟

مورد سوم: ۱۲ کلمه اولی که می گویید.

اینکه چگونه شروع به صحبت می کنید در برداشت طرف مقابل و همچنین و تایید و رد  برداشت های قبلی، بسیار موثر است. اگر برداشت از ظاهر شما، مثبت نباشد، اما بتوانید پرقدرت و زیبا صحبت هایتان را شروع کنید، تا حدی توانسته اید این برداشت منفی را از بین ببرید.

لذا تمرین کنید تا بتوانید در شروع صحبت، سلام و احوالپرسی قوی و زیبایی داشته باشید و در ادامه بتوانید خودتان خوب، جذاب و گیرا، معرفی کنید.

به این سه نکته توجه کنید:

نکته اول: عدد ۱۲ یک عدد فرضی است تا این نکات را بهتر بخاطر بسپارید، لذا نیازی نیست، ۱۲ قدم یا ۱۲ کلمه اولتان را بشمارید، مهم این است که در شروع، قدرتمند ظاهر شوید.

نکته دوم: ما بعنوان مذاکره کننده، باید مراقب قضاوت ها و برداشت های اولیه خودمان باشیم. یک مذاکره کننده حرفه ای، برمبنای ظاهر یک نفر، نسبت به او قضاوت و تصمیم گیری نمی کند.

نکته سوم: خیلی از افرادی که با آنها مذاکره می کنیم، بر مبنای همین ظاهر و برداشت اولیه، نسبت به ما قضاوت و تصمیم گیری می کنند، پس ما باید به شدت، مراقب این برداشت اولیه باشیم.

جمع بندی نهایی 

اگر بخواهیم مسیر مذاکره، مسیر هموارتری باشد و بتوانیم راحت تر و بهتر با مخاطب گفتگو و معامله خودمان را پیش ببریم و راحت تر و سریع تر او را متقاعد کنیم، باید شروع خوب و قدرتمندی داشته باشیم و در ذهن مخاطب برداشت اولیه مثبتی را ایجاد کنیم.

این مطلب در مجله موفقیت نیز چاپ شده است.