مذاکره کننده حرفه ای ویژگی ها و اصول رفتاری مختلفی دارند که سعی می کنند در مذاکرات خودشان، آنها را رعایت کنند. در ادامه ۶ ویژگی و اصولی که یک مذاکره کننده حرفه ای رعایت می کند را با هم مرور می کنیم.

رعایت این اصول می تواند به شما کمک کند تا مذاکره های بهتری داشته باشید.

 مشارکت فعال در مدیریت جلسه مذاکره

عده ای از مذاکره کننده ها زمانی که در یک جلسه مذاکره حاضر می شوند تنها در گوشه ای می‌نشینند هیچ حرف و صحبتی نمی کنند، هیچ نظری هم نمی‌دهند. یک مذاکره کننده حرفه ای لازم است در میان جلسه مذاکره هرجا که لازم باشد صحبت کند و به عنوان یکی از اعضای تیم، نسبت به وظایفی که به او سپرده شده آگاهی داشته باشد و نظرات خودش را در جلسه مذاکره بیان کند.

نکته دیگر این است که یک مذاکره کننده حرفه ای باید بتواند جلسه مذاکره را مدیریت نماید. برخی اوقات ممکن است صحبت های حاشیه ای در جلسه مذاکره باعث شود،  مذاکره از موضوع اصلی خود دور شود،  در این مواقع معمولا مذاکره کننده ی حرفه ایی سعی می‌کند با لحنی کاملا مودبانه و البته جملات حرفه ای موضوع جلسه را به موضوع اصلی مذاکره برگرداند و صحبت‌ها را حول و حوش موضوع مذاکره پیش ببرد.

 به یاد سپاری قوی مذاکره کننده حرفه ای

برخی از مذاکره ها کوتاه مدت هستند و در یک جلسه به پایان میرسد و نتیجه آن هم مشخص می‌شود، اما وجود دارند مذاکره هایی که ممکن است طولانی  شوند و ماه ها و یا حتی سالها طول بکشد به عنوان مثال: مذاکرات هسته ای ایران که چندین سال طول کشید،  پس مذاکره کننده حرفه ای لازم است به یادسپاری قوی داشته باشد، در اینجا از حافظه قوی صحبت نکرده ایم بلکه صحبت از به یادسپاری است.

مذاکره کننده حرفه ای باید موضوعات جلسه و موضوعات مذاکره را به یاد بسپارد و آنها را بداند،  موضوع این است که قرار نیست ما به حافظه خودمان تکیه کنیم مذاکره کننده حرفه ای باید بتواند با یادداشت برداری صحیح و همچنین تهیه صورتجلسات مناسب،  موضوعات جلسه مذاکره را به خوبی به خاطر بسپارد تا بتواند در جلسات بعدی از آنها استفاده کند.

این مطلب را هم بخوانید: نوشتن موضوعات مذاکره

 داشتن تمرکز بالا

مذاکره کننده حرفه ای باید در جلسات مذاکره تمرکز بسیار بالایی بر روی موضوعات مذاکره داشته باشد.

در صورتی که مذاکره کننده این تمرکز را نداشته باشد ممکن است نتواند تصمیم درستی در جلسه مذاکره و بر سر میز مذاکره بگیرد و این عدم تصمیم گیری صحیح می‌تواند به ضرر مذاکره کننده تمام شود.

مذاکره کننده باید تمرکز داشته باشد و هر وسیله یا ابزاری که تمرکز او را مختل میکند و به هم می‌ریزد بایستی از خود دور کند یا بر روی آن کنترل داشته باشند.

عوامل درونی و عوامل بیرونی وجود دارند که می‌توانند تمرکز ما را به هم بریزند.

عوامل درونی مواردی است که از درون و به جسم ما مربوط است به عنوان مثال خستگی، گرسنگی و تشنگی.  موارد این چنینی باعث می‌شود ما از درون دچار عدم تمرکز شویم.

عوامل بیرونی هم مانند گوشی موبایل که میتواند ذهن ما را از جلسه مذاکره دور کند و به کوچکترین پیامی که به ما می رسد یا کوچکترین صدایی که از گوشی موبایل ما شنیده می شود عملا تمرکز ما از بین رفته و ذهن ما نمی تواند بر روی موضوع مذاکره به صورت کامل تمرکز کند .

پس پیشنهاد می شود عوامل درونی و بیرونی که باعث می شوند تمرکز شما در طول مذاکره به هم ریخته شود، تا حد ممکن از خود دور کنید.

 توانایی غلبه بر ترس و اضطراب

کاملاً بدیهی است که یک مذاکره کننده در یک جلسه بسیار مهم مذاکره استرس و ترس داشته باشد. این استرس در زمان شروع مذاکره به اوج خود میرسد، همچنین زمانی که از مخاطب پاسخ نمی شنویم این استرس بیشتر می شود.

مذاکره کنندگان حرفه ای سعی می کنند این ترس را کنترل و در جهت مثبت از این ترس و استرس استفاده کنند. طبق تحقیقاتی که انجام شده در صورتی که شما بتوانید این استرس را باز تعریف کنید و از آن به عنوان یک جنبه مثبت استفاده نمایید می تواند به شما کمک کند تا مدیریت بهتری بر روی خودتان داشته باشید و بتوانید مسیر جلسه مذاکره را بهتر پیش ببرید.

این استرس می‌تواند به ما کمک کند کنترل بهتری بر روی خودمان داشته باشیم، خیلی از موضوعات را فراموش نکنیم و یا به ما کمک کند در ابتدای جلسه اشتباهی که ممکن است نتیجه مذاکره را به ضررمان تمام کند انجام ندهیم.

 مهارت در گوش دادن فعال

یکی از مهمترین مهارتهای یک مذاکره کننده حرفه ای ، گوش دادن فعال است این ویژگی یکی از ویژگی هایی است که مذاکره کننده حرفه ای حتما باید از آن برخوردار باشد .

گوته در این زمینه جمله زیبایی دارد او می گوید:

“سخن گفتن یک نوع احتیاج است ولی گوش دادن هنر است”

مذاکره کننده حرفه ای سعی میکند به دقت به صحبت های طرف مقابل خود گوش دهد وبا استفاده از تکنیک های مختلف به مخاطب خود نشان دهد که با دقت به صحبت‌های او گوش می‌دهد در این میان استفاده از علایم غیر کلامی و حتی علائم کلامی برای نشان دادن دقت در گوش دادن می‌تواند برای مذاکره کننده ها بسیار کاربردی باشد

نکته دیگر در  گوش دادن فعال این است ، زمانی که در حال گوش دادن به صحبت های طرف مقابل تان هستید سعی کنید با وسایلی که اطرافتان است مشغول نشوید. به عنوان مثال برخی از مذاکره کننده ها عادت دارند  مدام با خودکارشان بازی میکنند یا  یا مشغول نقاشی کشیدن بر روی برگه یادداشت می نشود.

شاید مطالب این ویدئو هم بکارتان بیاید: چگونه دیگران را به شنیدن حرف هایمان ترغیب کنیم؟

مدیریت زمان

مدیریت زمان را هم می توان قسمتی از مدیریت جلسه مذاکره دانست اما به خاطر اهمیت آن یک بار دیگر به آن اشاره می کنیم.

مذاکره کننده حرفه ای باید بتواند زمان جلسه مذاکره را مدیریت کند و همچنین  صحبت های خودش را به گونه‌ای پیش ببرد که زمان مذاکره را تلف میکند.

مذاکره کنندگان حرفه ای سعی می کنند مدیریت بر روی زمان مذاکره داشته باشند و اجازه ندهند بحث های مذاکره به حاشیه برود و  مدیریت مطلوب بر روی زمان مذاکره داشته باشند.

پیشنهاد میکنم در هر سطحی از مذاکره هستید، دوره زیر را از دست ندهید، چرا که به اصول پایه ای و بنیادین مذاکره پرداخته ایم.