اینکه چگونه مذاکره را شروع کنیم، می تواند تاثیر قابل توجهی در نتیجه مذاکره ما بگذارد. پس از آنکه بعنوان یک مذاکره کننده، برای مذاکره خودتان برنامه ریزی کردید، لازم است، برای شروع مذاکره هم آماده باشید. این مقاله را به این موضوع اختصاص دادیم و برخی از نکات و مدل های شروع مذاکره را در ادامه مرور می کنیم

پیش از شروع ابتدا سناریو زیر را بخوانید 

آقای حسنی برای اخذ نمایندگی فروش یک شرکت مواد شیمیایی قرار است به یکی از شهرهای جنوبی برود و آنجا با شرکت تولید کننده بر سر شرایط همکاری مذاکره کند. آقای حسنی قبل از شروع مذاکره برآوردها و بررسی ها مختلفی انجام داده است و متوجه شده که این شرکت درصدی که به نمایندگی می دهد، از ۱۰ تا ۲۰ درصد متغیر است. آقای حسنی با این پیش فرض ها وارد جلسه مذاکره می شود.

۱-شروع مذاکره با حالت تهاجمی 

در این حالت یک پیشنهاد تهاجمی و بسیار تند به طرف مقابل داده می شود. در این روش صرفاً خواسته خود فرد مهم است و تلاش می کند تا قدرت، زود، تهدید و هر ابزار دیگری، تا جایی که می تواند امتیاز بگیرد. ایراد این روش این است که در اکثر مواقع طرف مقابل هم گارد دفاعی می گیرد و ممکن است مذاکره  به بن بست برسد.

باتوجه به سناریو بالا، اگر آقای حسنی بخواهد اینگونه شروع کند، احتمالاً دیالوگ زیر را خواهد گفت:

“ببینید دوستان، اگر بخواهید من نمایندگی شما را در مرکز کشور داشته باشم، کمتر از ۳۰ درصد پورسانت برایم صرفه ندارد و همین ابتدا پیشنهاد می دهم که اگر با این درصد موافق نیستید، خودمان را خسته نکنیم.”

نکته اول:

این روش می تواند در مواقعی مفید و موثر باشد، بعنوان مثال زمانی که براساس تجربه می دانیم که طرف مقابل دقیقاً از همین مدل رفتاری پیروی می کند و در مذاکره هایش مدام چانه زنی می کند، استفاده از این روش می تواند تا حدی موثر باشد. بعنوان مثال من می دانم که فلان مدیر، هر سال، برای تمدید قرارداد مشاوره اش، تا جایی که می تواند چانه می زند و تا حداقل ۲۰ درصد تخفیف نگیرد، کوتاه نمی آید، پس من هم مجبورم، قیمتم را حداقل ۲۰ درصد بیشتر و بالاتر بیان کنم.

نکته دوم: اگر از این مدل بصورت حساب نشده استفاده کنید، ممکن است جواب و پاسخ نامناسبی هم از مخاطب بشنوید، در مثال آقای حسنی، ممکن است شرکت تولید کننده همان ابتدا بگوید: “پس پیرو صحبت شما، خودمان را خسته نمی کنیم و همین جا ختم جلسه و مذاکره را اعلام میکنیم.”

۲-شروع مذاکره با حالت ملایم 

در این حالت ما تسلیم خواسته ها و پیشنهادهای طرف مقابل هستیم. افرادی که اینگونه مذاکره می کنند، معمولاً تکه کلام هایی دارند، مانند :

هرچه شما بفرمایید،

ما که نظری نداریم، تا نظر شما چی باشه.

من کلاً موافق هستم، شما راضی باشید ما هم راضی هستیم

شما هر پیشنهادی بدید از نظر ما قبول هست.

این حالت تنها در زمانی می تواند صحیح باشد که یا در نقطه ضعف هستم و یا هر چه که از طرف مقابل به عنوان امتیاز دریافت کنم، غنیمت است. حالت دیگر زمانی است که می دانم اگر الان امتیازی بدهم، می تواند در آینده امتیازهای بهتری دریافت کنم.

به مثال آقای حسنی برگردیم، او در شروع مذاکره می گوید: ” کار با شما برای ما افتخار است، شما اگر درصد هم به ما ندهید، ما آماده همکاری با شما هستیم.”

۳-شروع مذاکره بصورت اصولی 

مذاکره اصولی، سبکی است که راجر فیشر و ویلیام یوری، در کتاب خودشان، اصول و فنون مذاکره، بیان میکنند و سبکی است که توسط دانشگاه هاروارد هم ارائه می شود.زمانی که این سوال مطرح می شود که چگونه مذاکره را شروع کنم، این روش بدنبال این است که براساس اصول و قواعد مذاکره پیش برود.

در این سبک بر اساس معیارها و ضوابط اصولی که وجود دارد، مذاکره را ادامه می دهیم. بعنوان مثال، آقای حسنی می تواند اینگونه شروع کند:

“بر اساس بررسی های میدانی ما، برای نمایندگی این محصولات، معمولاً درصدهای نماینده ها بسته به شهر و منطقه ای که هستند، تا حدود ۲۰ درصد است و با توجه به اینکه ما هزینه های بالایی در مرکز کشور داریم، این درصد به سقف نزدیک تر خواهد بود. البته گویی انجمن صنف هم درصدی را برای نماینده ها مشخص کرده است اما به هرحال، باز لازم است تا با هم به یک توافق برسیم.”

معمولاً در این روش، استنادها به معیارها و قوانینی است که در اختیار است. در این روش معیار مذاکره، گفتگو بر اساس چارچوب و اصول است.

۴-استفاده از لنگرانداختن یا تکیه گاه ذهنی 

لنگرانداختن یا تکیه گاه ذهنی یکی از خطاهای شناختی است که ما انسان ها بصورت ناخواسته درگیر آن می شویم. (امیدوارم در مطالب بعدی در خصوص این موضوع، بصورت مجزا و کامل صحبت کنیم)

این تکنیک می گوید، ذهن ما انسان ها به اولین اطلاعاتی که دریافت می کند، لنگر می اندازد و این اطلاعات ملاکی برای تصمیم و نظر بعدی می شود.

برای این موضوع آزمایش های مختلفی انجام داده اند. بعنوان مثال در آزمایشی، دانشجویان یک کلاس، در ابتدای کلاس گردونه ای را می چرخانند و یک عدد را که به ظاهر تصادفی بود، بدست می آورند. گردونه به شکلی تنظیم شده بود که نیمی از افراد عدد بسیار پایین (مثلاً کمتر از ۱۰) و نیمی دیگر، عدد بالایی (بیشتر از ۱۰۰) بدست می اوردند. همانروز از دانشجوها پرسیده شد که بنظرتان چند کشور آفریقایی عضو سازمان ملل هستند.

این سوال، بگونه ای بود که دانشجوها جواب آن را نمی دانستند و بصورت حدس پاسخ دادند، نتیجه آزمون جالب بود:  دانشجویانی که عدد گردونه آنها پایین بود، بطور میانگین، حدس شان، عدد ۱۵ بود و دانشجویانی که عدد گردونه آنها بالا بود، بطور متوسط عدد ۵۰ را حدس زده بودند.

شاید دو موضوع به هم ارتباطی نداشته باشد، اما واقعیت این است که ذهن ما از اطلاعات اولیه تاثیر می پذیرد.

حال نکته مهم این است که از این تکنیک می شود در مذاکره استفاده کرد اما باید کاملاً حساب شده و حرفه ای انجام شود، والا می شود پیشنهاد تهاجمی

پیشنهادم این است که این تکنیک را با چاشنی طنز بیامیزید. بعنوان مثال آقای حسنی وقتی به او میگویند که نظرت در مورد درصد همکاری و نمایندگی چیست، می تواند یکی از حالت های زیر را بگوید:

” دیگر ۹۰ درصد یا ۹۵ درصد که چانه زنی ندارد، همین حوالی با هم به نتیجه می رسیم (: “

این مطلب را هم بخوانید: توهم مثبت چیست و چرا ما را از موفقیت دور میکند

” سال پیش یکی از دوستان نمایندگی محصولاتش را می خواست به ما بدهد، او آن زمان حاضر بود تا ۵۰ درصد هم به ما بپردازد، البته میدانم در صنف شما این درصد وجود ندارد، اما بنظرم، همکاری فیمابین و موضوعات مختلف دیگر هم مهم هستند. درصد را بالا و پایین باهم کنار می آییم”

بار دیگر تاکید می کنم، برای استفاده از این روش، هم باید حساب شده عمل کنید و هم از قبل تمرین کرده باشید، هیچگاه در یک جلسه کاملاً رسمی و با افرادی جدی، شما نمی تواند دیالوگ اول که با چاشنی شوخی بود را بیان کنید.

پیشنهاد اول را چه کسی بدهد؟ 

تا به اینجا چهار حالت برای شروع مذاکره را بیان کردم، در کنار این موارد، ممکن است این سوال به وجود بیاید که اصلاً چه کسی شورع کننده مذاکره باشد و پیشنهاد اول را چه کسی بدهد؟

برخی معتقد هستند که هیچگاه نباید نفر اول باشیم و پیشنهاد اول را ما بدهیم چرا که معتقدند کسی که پیشنهاد اول را می دهد، مسیر را مشخص می کند و کسی که پیشنهاد دوم را می دهد، نتیجه را مشخص می کند.

اما مانند همه تکنیک های مذاکره، ما موضوع مطلق در مذاکره نداریم، یعنی گاهی اوقات اول بودن خوب است و گاهی اوقات نفر دوم بودن.

چه مواقعی نفر اول باشیم؟ 

فردی مثل لی تامپسون معتقد است که نفر بودن نشان دهنده قدرت است. او در کتابش نتیجه تحقیقاتی را بیان می کند که می گوید، بین پیشنهاد اول و نتیجه مذاکره تا ۸۵ درصد به یکدیگر وابسته هستند. اما اگر از توصیه خانم تامپسون که بگذریم، حداقل در موارد زیر پیشنهاد اول را شما بدهید.

• زمانی که به پیشنهاد و خواسته خودتان مطمئن هستید. وقتی میدانید که می خواهید ماشین خودتان را ۶۰۰ میلیون بفروشید، چرا منتظر می مانید که پیشنهاد اول را طرف مقابل بگوید، وقتی که می دانید با حقوق کمتر از ۶ میلیون تومان حاضر به همکاری با هیچ سازمانی نیستید، چرا منتظر می مانید که مصاحبه کننده پیشنهاد اول را بدهد و بگوید، ما اینجا ۲ میلیون حقوق برای شما در نظر گرفته ایم.

نکته مهم در اینجا نفرین برنده است که باید مراقب آن باشید. (شاید بگویید نفرین برنده چیست؟ این موضوع در شماره ۴۰۵ مقاله موفقیت توضیح داده ایم (: )

• زمانی که طرف مقابل اطلاعات کمی از موضوع دارد: وقتی طرف مقابل شما اطلاعات کمی دارد، ممکن است پیشنهادی بدهد که نتوان براساس آن مذاکره را به نتیجه رساند. وقتی بعنوان یک فرد خبره و مسلط برای مذاکره جهت مشاوره به یک شرکت میروی، نباید انتظار داشته باشی که طرف مقابلت پیشنهاد اول را بدهد و پیشنهادش برایت مناسب باشد.

جمع بندی 

طبق تحقیقات ما انسان ها در یک ارتباط، دو لحظه را فراموش نمی کنیم، ابتدا و انتهای ارتباط. مذاکره هم از این موضوع مستثنی نیست،  به همین جهت هم شروع و هم پایان مذاکره بسیار مهم است.

علاوه بر تاثیرگذار بودن و ماندگاری در ذهن مخاطب، اگر شروع مذاکره را خوب مدیریت کنید می توانید در ادامه به نتایج مطلوبی هم دست پیدا کنید.

همانطور که می دانید یکی از علل بوجود آمدن و شروع مذاکره، تعارض است. در این مطلب در خصوص ۴ حالت برای شروع مذاکره صحبت کردیم، در مقاله بعدی به سراغ مدل توجه دوگانه می رویم و با مدل های رفتاری افراد در حین برخورد با تعارض صحبت می کنیم. وقتی این مدل ها را بشناسیم بهتر و مدیریت شده تر می توانید مذاکره را شروع کرده و به پایان برسانیم.

این مطلب در مجله موفقیت نیز به چاپ رسیده است.