فروشگاه سیمیشکا

وب سایت آموزشی مجتبی شیخ علی

دانستن بهتر است...

چند نکته در خصوص نامه نگاری و مکاتبات اداری

چند نکته در خصوص نامه نگاری و مکاتبات اداری

در این مطلب نکاتی را در نگارش نامه و مکاتبات اداری ارائه خواهم کرد تا در صورتی که لازم شد نامه ای را خطاب به سازمانی دیگر یا فردی در سازمان خودمان بنویسیم به بهترین نحو ممکن نوشته شود. در صورتی که نامه شما از ۵ سطر بیشتر است در کاغذ A4 و اگر کمتر […]

در این مطلب نکاتی را در نگارش نامه و مکاتبات اداری ارائه خواهم کرد تا در صورتی که لازم شد نامه ای را خطاب به سازمانی دیگر یا فردی در سازمان خودمان بنویسیم به بهترین نحو ممکن نوشته شود.

در صورتی که نامه شما از ۵ سطر بیشتر است در کاغذ A4

و اگر کمتر از ۵ سطر بود در کاغذ A5

نوشته می شود. ( پیشنهاد استاندارد ملی ایران به شماره ۳۷۹)

  • می توان در ابتدای نامه از عنوان گیرنده، فرستنده و موضوع استفاد کرد.

مانند :

به : معاونت محترم مالی

از : واحد آموزش

موضوع: برگزاری دوره آموزشی اصول مکاتبات اداری

  • معمولاً برخی از شرکت ها در نامه های اداری از روش فوق استفاده نمی کنند و صرفاً به نام و سمت فرد دریافت کنند نامه اکتفا می کنند. در اینصورت باید ابتدا نام فرد (برای خانمها سرکاخانم ….. و برای آقایان، جناب آقای …) و سپس سمت وی نوشته شود. در صورتی که فرد مخاطب تحصیلات خاص یا درجات نظامی دارد باید در کنار نام وی درج شود (جناب آقای دکتر محمدی)مکاتبات اداری
  • در متن نامه بجای استفاده از کلمه احتراماً که معمولا در ابتدای آن می آید بهتر است نوشته شود: “با سلام و احترام”
  • در صورتی که به نامه سازمانی جواب می دهیم از عبارت بازگشت استفاده می شود.(بازگشت به نامه شماره …)
  • در صورتی که پس از نامه خودمان، نامه مجددی ارسال می کنیم از عبارت پیرو استفاده می شود.(پیرو نامه قبلی به شماره ...)
  • در صورتی که از نامه سازمان سومی برای جوابیه به مخاطب بهره بگیریم از عطف استفاده می شود( عطف به نامه وزارت علوم به شماره ….)
  • در صورتی که به فردی با سمت سازمانی بالاتر نامه می نویسید افعال خودتان را بصورت سوم شخص مفرد و افعال مربوط به مخاطب را سوم شخص جمع بنویسید.( خواهشمنداست – به استحضار می رساند – استحضار دارید.)
  • برای نوشتن نامه به افراد هم رده میتوان از عبارت های: به اطلاع می رساند،  همانطور که اطلاع دارید،  خواهشمند است دستور فرمایید و …. استفاده کرد.
  • برای نوشتن نامه به افراد پایین رده می توان از عبارت های : لازم به تذکر است- مقتضی است و …. استفاده کرد.
  • برای نوشتن محتوای نامه می توان از سه بخش استفاده کرد. بخش اول نامه (یا پاراگراف اول) معرفی اجمالی، بخش دوم توضیحات و بخش سوم جمع بندی.
  • در متن نامه حتما از نشانه ها مانند نقطه، ویرگول، علامت سوال و … در محل مناسب استفاده کنید.
  • نامه ها حتماً بایستی دارای امضا باشند. حتما درکنار امضا نام فرد قید شود.
  • درصورتی که فرد اصلی برای امضا حضور ندارد و جانشین وی امضا می کند باید عبارت “ازطرف” در کنار امضا قید شود.
  • محل امضا دوخط زیر آخرین پاراگراف و در سمت چپ است.
  • می توان در کنار امضا تاریخ را هم نوشت.
  • در زیر اسم می توان سمت فرد را نیز تایپ کرد(این موضوع اختیاری است، اما بهتراست باشد.)
  • در برخی نامه ها، لازم است نامه به بخش دیگری هم ارسال شود که به آن رونوشت می گویند، رونوشت در انتهای نامه می آید و در آن نام فرد یا سازمان گیرنده در دو خط ذکر می شود.
  • در صورتی که نیاز باشد پیوستی با نامه ارسال شود، باید به سمت راست نامه منگنه شود.

 

⇐(جهت مشاهده نمونه های بیشتر نامه اداری این مطلب را مشاهده نمایید: ۶ نمونه نامه اداری)

 

نمونه نامه اداری:

جناب آقای دکتر شمس، مدیریت محترم واحد منابع انسانی

با سلام و احترام

به استحضار می رساند پیرو نامه ارسالی جنابعالی …….

در این راستا این واحد …..

خواهشمند است، دستور فرمایند جهت پیگیری های بعدی ….

                                                           امضا
رونوشت:

واحد محترم اداری

دوره اصول و فنون مذاکره

13 replies on “چند نکته در خصوص نامه نگاری و مکاتبات اداری”

هر دو مورد صحیح است.چون اقدام انجام شده در جواب نامه میباشد می توان بعضا از پیرو استفاده کرد

با سلام
مدیریت محترم نیست بلکه مدیر محترم است
بنابراین به جای مدیریت محترم از مدیر محترم استفاده میشود

سلام. باتوجه به توضیحات ارائه شده فکر کنم نمونه نامه باید به جای پیرو از بازگشت استفاده میشد.

هر دو مورد صحیح است.چون اقدام انجام شده در جواب نامه میباشد می توان بعضا از پیرو استفاده کرد

با سلام
اگر پیرو دو نامه، نامه سومی بزنیم بهتر است بنویسیم:
پیرو نامه های شماره … و شماره …
یا
پیرو نامه شماره … و نامه شماره …

استاد محترم
با سلام و احترام
از مطالب ارائه شده بهره بردم البته به‌نظر بنده در نمونه نامه اداری، شایسته است به‌عوض کلمه (مدیریت) نوشته شود (مدیر محترم) چون مدیریت در واقع حوزه مدیریت است و از آنجاکه نمی تواند به‌عنوان مخاطب قرار گیرد صحیح نیست.همچنین این مهم راجع به کلمه (ریاست) هم مستتر اس.

درود برشما
ممنون از نکته ای که فرمودید
البته در واژه نامه ها، مدیریت را به معنال مدیر بودن هم ترجمه می کنند و البته توجه به عرف هم مهم است. شما وقتی از واژه مدیر محترم استفاده میکنید، ممکن است این حس منتقل شود که احترام کافی نگذاشته ایم اما مدیریت محترم، این حس را منتقل نمی کند. (یه جورایی میشه مثل بفرما و بفرمایید)
وقتی معنای کلمات در عرف و نظر جامعه تغییر میکند، گهگاهی می شود همراهی کرد و از آنها استفاده کرد.
باز هم ممنون از نظر و لطف شما

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

پیشنهاد من برای شما


Notice: WP_Query از نگارش 3.1.0 از رده خارج شده! caller_get_posts تاریخ‌گذشته است. به جای آن از ignore_sticky_posts استفاده نمایید. in /home/sheikhal/public_html/wp-includes/functions.php on line 4869

آیا تعارض جنبه مثبت هم دارد؟

وقتی صبحت از تعارض می شود ذهن ما سریعاً به این سمت می رود که تعارض یک موضوع منفی است و فقط جنبه های منفی دارد. بهرحال زمانی که با فردی دچار تعارض می شویم بین خواسته های ما و خواسته های او تضادی وجود دارد، بعنوان مثال من می خواهم حقوقم ۲۰% افزایش پیدا […]

پنجشنبه 11 اردیبهشت 1399 | 16:16

۳ مدل برخورد و حل تعارض در مذاکره

در مطالب گذشته، در خصوص تعارض برای شما گفته ام و حتماً به یاد دارید که تعارض قسمتی از زندگی ما و همچنین یکی از علل اصلی بوجود آمدن مذاکره است. مذاکره کننده حرفه ای باید بداند که چگونه می تواند یک تعارض را حل کند و با تعارضات روبرو شود. ♦ مطالب مربوط به […]

سه شنبه 03 مهر 1397 | 07:07

تعارض و مذاکره

از موضوعات مهم در مذاکره تعارض است. تعارض یکی از علل مهم در بوجود آمدن مذاکره است. و شاید بتوان گفت در بسیاری از مواقع این تعارض بین خواسته های دو فرد است که به  یک مذاکره منجر می شود. می توان اینطور گفت، هر گاه دو نفر یا دو گروه با یکدیگر در موضوعی […]

پنجشنبه 20 اردیبهشت 1397 | 07:07

تمامی حقوق مادی و معنوی این سایت متعلق به مجتبی شیخ علی است | طراحی و اجرا : کانون تبلیغاتی هور | 1399

رفتن به بالای صفحه