چند نکته در خصوص نامه نگاری و مکاتبات اداری

در این مطلب نکاتی را در نگارش نامه و مکاتبات اداری ارائه خواهم کرد تا در صورتی که لازم شد نامه ای را خطاب به سازمانی دیگر یا فردی در سازمان خودمان بنویسیم به بهترین نحو ممکن نوشته شود.

در صورتی که نامه شما از ۵ سطر بیشتر است در کاغذ A4

و اگر کمتر از ۵ سطر بود در کاغذ A5

نوشته می شود. ( پیشنهاد استاندارد ملی ایران به شماره ۳۷۹)

• می توان در ابتدای نامه از عنوان گیرنده، فرستنده و موضوع استفاد کرد.

مانند :

به : معاونت محترم مالی

از : واحد آموزش

موضوع: برگزاری دوره آموزشی اصول مکاتبات اداری

• معمولاً برخی از شرکت ها در نامه های اداری از روش فوق استفاده نمی کنند و صرفاً به نام و سمت فرد دریافت کنند نامه اکتفا می کنند. در اینصورت باید ابتدا نام فرد (برای خانمها سرکاخانم ….. و برای آقایان، جناب آقای …) و سپس سمت وی نوشته شود. در صورتی که فرد مخاطب تحصیلات خاص یا درجات نظامی دارد باید در کنار نام وی درج شود (جناب آقای دکتر محمدی)

• در متن نامه بجای استفاده از کلمه احتراماً که معمولا در ابتدای آن می آید بهتر است نوشته شود: “با سلام و احترام”

• در صورتی که به نامه سازمانی جواب می دهیم از عبارت بازگشت استفاده می شود.(بازگشت به نامه شماره …)

• در صورتی که پس از نامه خودمان، نامه مجددی ارسال می کنیم از عبارت پیرو استفاده می شود.(پیرو نامه قبلی به شماره ...)

• در صورتی که از نامه سازمان سومی برای جوابیه به مخاطب بهره بگیریم از عطف استفاده می شود( عطف به نامه وزارت علوم به شماره ….)

• در صورتی که به فردی با سمت سازمانی بالاتر نامه می نویسید افعال خودتان را بصورت سوم شخص مفرد و افعال مربوط به مخاطب را سوم شخص جمع بنویسید.( خواهشمنداست – به استحضار می رساند – استحضار دارید.)

• برای نوشتن نامه به افراد هم رده میتوان از عبارت های: به اطلاع می رساند،  همانطور که اطلاع دارید،  خواهشمند است دستور فرمایید و …. استفاده کرد.

• برای نوشتن نامه به افراد پایین رده می توان از عبارت های : لازم به تذکر است- مقتضی است و …. استفاده کرد.

• برای نوشتن محتوای نامه می توان از سه بخش استفاده کرد. بخش اول نامه (یا پاراگراف اول) معرفی اجمالی، بخش دوم توضیحات و بخش سوم جمع بندی.

• در متن نامه حتما از نشانه ها مانند نقطه، ویرگول، علامت سوال و … در محل مناسب استفاده کنید.

• نامه ها حتماً بایستی دارای امضا باشند. حتما درکنار امضا نام فرد قید شود.

• درصورتی که فرد اصلی برای امضا حضور ندارد و جانشین وی امضا می کند باید عبارت “ازطرف” در کنار امضا قید شود.

• محل امضا دوخط زیر آخرین پاراگراف و در سمت چپ است.

• می توان در کنار امضا تاریخ را هم نوشت.

• در زیر اسم می توان سمت فرد را نیز تایپ کرد(این موضوع اختیاری است، اما بهتراست باشد.)

• در برخی نامه ها، لازم است نامه به بخش دیگری هم ارسال شود که به آن رونوشت می گویند، رونوشت در انتهای نامه می آید و در آن نام فرد یا سازمان گیرنده در دو خط ذکر می شود.

• در صورتی که نیاز باشد پیوستی با نامه ارسال شود، باید به سمت راست نامه منگنه شود.

نمونه نامه اداری:

جناب آقای دکتر شمس، مدیریت محترم واحد منابع انسانی

با سلام و احترام

به استحضار می رساند پیرو نامه ارسالی جنابعالی …….

در این راستا این واحد …..

خواهشمند است، دستور فرمایند جهت پیگیری های بعدی ….

                                                            امضا

رونوشت:

واحد محترم اداری