همواره بزرگان مذاکره تاکید می کنند که برای داشتن یک مذاکره خوب و موثر، باید پیش از مذاکره، آمادگی لازم را داشته باشید و برای مذاکره خودتان برنامه ریزی کرده باشید.

عملاً وارد شدن به یک مذاکره بدون برنامه ریزی، مثل این است که در میدان جنگ، بدون استراتژی و نقشه و بدون سلاح کافی، به دل دشمن بزنید، آنهم دشمنی که آماده رویایی با شماست. (چقدر در این حالت احتمال موفقیت وجود دارد؟ موفقیت در مذاکره بدون برنامه ریزی هم همین طور است)

به همین خاطر، اگر شما هم مذاکره مهمی پیش رو دارید و دوست دارید در این مذاکره موفق تر باشید، به نکاتی که در این مطلب برایتان آماده کرده ایم توجه کنید تا بتوانید یک برنامه ریزی مناسب برای مذاکره های خوتان داشته باشید

از موضوع جلسه و مذاکره مطمئن شوید.

حتما می پرسید مگر می شود به مذاکره ای برویم و ندانیم موضوع چیست؟ به تجربه ثابت شده است که اتفاق می افتد که به مذاکره ای دعوت می شویم و پس از شروع گفتگو و جلسه مذاکره، متوجه می شویم موضوع مذاکره چیزی جز آنچه ما فکر میکردیم بوده است.

به همین خاطر توصیه می شود قبل از شروع یک مذاکره و یا پذیرش زمان جلسه، از طرف مقابل بخواهید موضوع و دستور جلسه را برای شما ارسال کند و یا بصورت شفاهی با او هماهنگی کرده و موضوع جلسه را یادآوری کنید تا از درست بودن موضوع مطمئن شوید.

 

خط قرمز داشته باشید و آنها را یادداشت کنید.

یکی از موضوعات مهم در برنامه ریزی مذاکره، داشتن خط قرمز است که متاسفانه خیلی اوقات مورد بی توجهی قرار می گیرد.

خط قرمز آن جایی است که شما دیگر حاضر به عقب نشینی و امتیاز دادن نیستید، به عبارتی دیگر اگر طرف مقابل بیشتر از شما امتیاز بخواهد، شما مذاکره را ترک می کنید.

بعنوان مثال حداکثر تخفیف ، حداکثر مبلغی که حاضر به پرداخت هستید، ارزش ها و قوانین سازمانی شما و …  همه اینها می توانند خطوط قرمز شما باشند.

لازم است پیش از مذاکره به خط قرمزهای خودمان فکر کنیم و اگر این خطوط قرمز زیاد هستند، آنها را یادداشت کنیم تا مبادا در میان جلسه مذاکره، آنها را فراموش کنیم.

این مطلب را هم بخوانید: خط قرمز در مذاکره، راهکار مقابله با ترفند استراتژی کالباسی

برای  خواسته های خودتان حدود مشخص کنید.

اگر می خواهید در مذاکره موفق باشید، علاوه بر خط قرمز که معمولاً کف خواسته های شماست، بایستی، حد دلخواه یا حداکثر میزان خواسته های خودتان را هم مشخص کنید.

زمانی که شما حداکثر خواسته خودتان را مشخص می کنید، می دانید که باید از کجا شروع کنید و چه چیزی بدست بیاورید، اما اگر این کار را انجام ندهید، ممکن است از هر دستاوردی ناراضی باشید، چراکه فکر می کنید می توانستید، از طرف مقابل مذاکره، رقم بیشتر دریافت کنید.

ایراد دیگری که در صورت نداشتن حد بالا و پایین خواسته ها، ممکن است بوجود بیاید، موضوعی است با نام نفرین برنده.

زمانی که فردی در مذاکره، پیشنهاد اول را می دهد و این پیشنهاد سریعاً توسط طرف مقابل پذیرفته می شود، این حس در وی ایجاد می شود که مبادا ارزش کمی گذاشته ام و مبادا سرم کلاه رفته باشد. این موضوع را با عنوان نفرین برنده یاد می کنند.

حال اگر شما حد مورد قبول خودتان را مشخص کرده باشید، اگر پیشنهادتان، سریعاً پذیرفته شود، به احتمال فراوان دچار نفرین برنده نمی شوید.

گزینه جایگزین یا آلترناتیو داشته باشید.

اگر مذاکره شما به هر دلیلی با طرف مقابل به نتیجه نرسید، چه می کنید؟ گزینه بعدی شما چیست؟ بعنوان مثال برای استخدام به شرکتی رفته اید، اگر در این شرکت استخدام نشوید یا با حقوق درخواستی شما موافقت نکنند، آیا گزینه دیگری دارید؟ به این گزینه یا گزینه های جایگزین، در مذاکره، آلترناتیو می گویند.

یک مذاکره کننده خوب و حرفه ای می داند، قبل از حضور بر سر میز مذاکره و زمانی که برنامه ریزی مذاکره را انجام می دهد، باید به گزینه های جایگزین خودش فکر کند و آن ها را شناسایی کند. اگر آلترناتیو نداشته باشید ممکن است به سادگی امتیازهای زیادی را به طرف مقابل بدهید.

 

در مورد گزینه های جایگزین طرف مقابل تحقیق کنید.

ما همیشه دوست داریم در مذاکره، بیشترین سهم و بیشتری امتیاز را از طرف مقابل دریافت کنیم. اگر بتوانید پیش از مذاکره در خصوص گزینه های جایگزین طرف مقابل تحقیق کنید، به احتمال فراوان می توانید نقطه ترک مذاکره او یا همان خط قرمزها را شناسایی کنید و در چانه زنی، پیشنهاد خودتان را تا این حد پایین بیاورید.  (آمادگی برای مذاکره با مدل جین برت)

در مورد فرد یا شرکتی که قرار است با او مذاکره کنید، تحقیق کنید.

اگر بتوانید شرکت و فردی که قرار است با او مذاکره کنید را بررسی کنید و در خصوص او اطلاعات کسب کنید، می توانید با قدرت بیشتری بر سر میز مذاکره بنشینید.

وقتی بدانید ارزش ها و سیاست های شرکتی چیست، رنگ سازمانی آنها چیست، فردی که روبروی شما می نشیند چه سمتی دارد و احیاناً آیا در شبکه های مجازی فعال است یا خیر؟ اگر فعال است چه محتوایی را به اشتراک می گذارد؟ و ده ها مورد دیگر که دانستن هر کدام از این موارد می تواند در مذاکره برای شما مفید باشد و به شما کمک کند تا بتوانید مسیر مذاکره را بهتر به سمت موفقیت و نتیجه مطلوب سوق بدهید.

پس زمانی که برنامه ریزی مذاکره را انجام می دهید، حتماً این موضوع را مد نظر قرار دهید چرا که خیلی اوقات، در مذاکره معجزه می کند.

ذینفعان مذاکره چه کسانی هستند؟

هر فردی که از نتیجه مذاکره شما سود یا ضرر کند، ذینفع مذاکره است، حال سود این فرد می تواند در به نتیجه رسیدن مذاکره باشد و یا می تواند در عدم نتیجه و بهم خوردن مذاکره باشد. بعنوان مثال شما و طرف مقابل ذینفع هستید، کارکنان و مدیران شرکتی که با شما مذاکره می کنند، هیئت مدیره و … همه ذینفعانی هستند که می توانند بر مذاکره شما تاثیر بگذارند.

ملموس ترین مثال، می تواند مثال مذاکره ایران و آمریکا باشد. بنظر شما چه کشورهایی ذینفع این مذاکره بودند؟ چه کشورهایی از بهم خوردن مذاکره نفع می بردند؟

تصور کنید، می خواهید بعنوان تامین کننده مواد اولیه، به یک شرکت یا حتی فروشگاه، محصولی را بفروشید. مطمئناً این شرکت یا فروشگاه، محصول شما را در گذشته از فرد دیگری تهیه می کرده، پس اگر با شما وارد همکاری شود، سهم آن رقیب، کم می شود. این رقیب شما ذینفع است.

نکته مهم اینجاست که این ذینفعان منفی (کسانی که از نتیجه ضرر می بینند) می توانند سنگ در مسیر نتیجه مذاکره بیاندازند و شما باید به آنها فکر کنید و برای مقابله با آنها برنامه داشته باشید.  

این مطلب را هم بخوانید: در مذاکره هایتان به ذینفعان فکر کنید!

به سوالات احتمالی طرف مقابل فکر کنید.

اگر می خواهید در مذاکره حاضر جواب باشید و با آمادگی به سوال ها پاسخ بدهید، پیش از مذاکره و در زمانی که در حال برنامه ریزی مذاکره ای هستید، به سوالات احتمالی طرف مقابلتان فکر کنید. اینکه او ممکن است چه سوالاتی از شما بپرسد و شما چه پاسخی باید بدهید و مجدد ممکن است در ادامه پاسخ شما، چه سوالات دیگری بپرسد.

شاید طرف مقابل شما هیچگاه این سوالات را از شما نپرسد، اما همین تمرین، شما را به شدت آماده می کند و خیلی راحت تر و با اعتماد بنفس بیشتری بر سر میز مذاکره می نشینید.

چگونه مذاکره را آغاز کنم؟

برای شروع مذاکره باید به برخی از سوالها پاسخ بدهیم، سوالهایی شبیه این موارد:

پیش از مذاکره باید بدانیم که آیا ما باید مذاکره را شروع کنیم و پیشنهاد اول را بدهیم یا صبر کنیم تا طرف مقابل پیشنهاد بدهد؟

 اگر قرار شد پیشنهاد اول را طرف مقابل بدهد، اگر او امتناع کرد و پیشنهادی نداد، چه باید بکنم؟

اصلاً چگونه مذاکره را شروع کنم تا بتوانم اعتماد ایجاد کنم؟

این مطلب را هم بخوانید: شروع مذاکره | چه کسی شروع کننده باشد؟

جمع بندی:

می توان به جرات گفت، مقوله برنامه ریزی پیش از مذاکره، یکی از مهمترین ارکان یک مذاکره حرفه ای است و به هیچ وجه نباید نادیده گرفته شود. اگر می خواهید مذاکره خوب و پرباری داشته باشید موارد بیان شده در این مطلب را مورد توجه قرار دهید و پیش از هر مذاکره ای، زمانی را، هرچند اندک، به برنامه ریزی و آمادگی برای مذاکره اختصاص دهید.

برای اسودگی شما و اینکه بتوانید لیستی از حداقل کارها، برای آمادگی و برنامه ریزی داشته باشید، موارد را بصورت خلاصه و تیتروار برایتان لیست کرده ایم. پیشنهاد می کنم این لیست را پیش از هر مذاکره ای مرور کنید.

• موضوع اصلی چیست؟
• آیا موضوع را با طرف مقابل هماهنگ کرده ام؟
• خط قرمزهای من چیست؟
• چه محدوده هایی را برای پیشنهادهایم مشخص کنم؟
• آلترناتیو من چیست؟
• آلترناتیوهای احتمالی طرف مقابل چیست؟
• با چه کسی یا کسانی قرار است مذاکره کنم؟
• ذینفعان مذاکره چه کسانی هستند و احتمالا ً چه تاثیری می گذارند؟
• سوالات احتمالی طرف مقابلم چیست؟
• ایا من مذاکره را شروع کنم یا طرف مقابل؟
• چگونه صحبت را شروع کنم تا تاثیرگذارتر باشم؟

مطلب فوق در مجله موفقیت منتشر شده است.