فن بیان و سخنرانی و ارتباطات موثر

چند نکته در خصوص نامه نگاری و مکاتبات اداری

در این مطلب نکاتی را در نگارش نامه و مکاتبات اداری ارائه خواهم کردتا در صورتی که لازم شد نامه ای را خطاب به سازمانی دیگر یا فردی در سازمان خودمان بنویسیم به بهترین نحو ممکن نوشته شود.

 

 

  • می توان در ابتدای نامه از عنوان گیرنده، فرستنده و موضوع استفاد کرد.

مانند :

به : معاونت محترم مالی

از : واحد آموزش

موضوع: برگزاری دوره آموزشی اصول مکاتبات اداری

 

  • معمولاً برخی از شرکت ها در نامه های اداری از روش فوق استفاده نمی کنند و صرفاً به نام و سمت فرد دریافت کنند نامه اکتفا می کنند. در اینصورت باید ابتدا نام فرد (برای خانمها سرکاخانم ….. و برای آقایان، جناب آقای …) و سپس سمت وی نوشته شود. در صورتی که فرد مخاطب تحصیلات خاص یا درجات نظامی دارد باید در کنار نام وی درج شود (جناب آقای دکتر محمدی)مکاتبات اداری

 

  • در متن نامه بجای استفاده از کلمه احتراماً که معمولا در ابتدای آن می آید بهتر است نوشته شود: "با سلام و احترام"

 

  • در صورتی که به نامه سازمانی جواب می دهیم از عبارت بازگشت استفاده می شود.(بازگشت به نامه شماره …)

 

  • در صورتی که پس از نامه خودمان، نامه مجددی ارسال می کنیم از عبارت پیرو استفاده می شود.(پیرو نامه قبلی به شماره ...)

 

  • در صورتی که از نامه سازمان سومی برای جوابیه به مخاطب بهره بگیریم از عطف استفاده می شود( عطف به نامه وزارت علوم به شماره ….)

 

  • در صورتی که به فردی با سمت سازمانی بالاتر نامه می نویسید افعال خودتان را بصورت سوم شخص مفرد و افعال مربوط به مخاطب را سوم شخص جمع بنویسید.( خواهشمنداست – به استحضار می رساند – استحضار دارید.)

 

  • برای نوشتن نامه به افراد هم رده میتوان از عبارت های: به اطلاع می رساند،  همانطور که اطلاع دارید،  خواهشمند است دستور فرمایید و …. استفاده کرد.

 

  • برای نوشتن نامه به افراد پایین رده می توان از عبارت های : لازم به تذکر است- مقتضی است و …. استفاده کرد.

 

  • برای نوشتن محتوای نامه می توان از سه بخش استفاده کرد. بخش اول نامه (یا پاراگراف اول) معرفی اجمالی، بخش دوم توضیحات و بخش سوم جمع بندی.

 

  • در متن نامه حتما از نشانه ها مانند نقطه، ویرگول، علامت سوال و … در محل مناسب استفاده کنید.

 

  • نامه ها حتماً بایستی دارای امضا باشند. حتما درکنار امضا نام فرد قید شود.

 

  • درصورتی که فرد اصلی برای امضا حضور ندارد و جانشین وی امضا می کند باید عبارت "ازطرف" در کنار امضا قید شود.

 

  • محل امضا دوخط زیر آخرین پاراگراف و در سمت چپ است.

 

  • می توان در کنار امضا تاریخ را هم نوشت.

 

  • در زیر اسم می توان سمت فرد را نیز تایپ کرد(این موضوع اختیاری است، اما بهتراست باشد.)

 

  • در برخی نامه ها، لازم است نامه به بخش دیگری هم ارسال شود که به آن رونوشت می گویند، رونوشت در انتهای نامه می آید و در آن نام فرد یا سازمان گیرنده در دو خط ذکر می شود.

 

  • در صورتی که نیاز باشد پیوستی با نامه ارسال شود، باید به سمت راست نامه منگنه شود.

 

نمونه نامه اداری:

 

جناب آقای دکتر شمس، مدیریت محترم واحد منابع انسانی

با سلام و احترام

به استحضار می رساند پیرو نامه ارسالی جنابعالی …….

در این راستا این واحد …..

خواهشمند است، دستور فرمایند جهت پیگیری های بعدی ….

 

                                                            امضا

 

رونوشت:

واحد محترم اداری

 

من مجتبی شیخ علی هستم، مشاور، مدرس و نویسنده در زمینه ارتباطات، مذاکره و مدیریت کسب وکار ..//.. زندگی و کسب کار ما سراسر ارتباط و مذاکره است و قرار است در این سایت اصول آن را باهم مرور کنیم ..//..

آخرین مطالب

2 thoughts on “چند نکته در خصوص نامه نگاری و مکاتبات اداری”

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Close