رادیوآموزش ۱۹: ارتباطات در محیط کارمندی

فایل ۱۹ رادیو آموزش را برای روز کارمند (۴ شهریور) ضبط کرده بودم که در کانال تلگرام منتشر شد و با چند روز تاخیر اینجا بارگزاری شد، در این فایل به رفتارهایی که می تواند بر روی ارتباطات کارکنان با ارباب رجوع یا مشتری تاثیر بگذارد می پردازیم.

رادیو آموزش ۱۹ : ارتباطات در محیط کارمندی

فایل بالا را می توانید از اینجــــــــــــا دانلود نمایید

 

متن تایپ شده رادیو آموزش ۱۹ برای آندسته از دوستانی که به خواند بیشتر از گوش دادن علاقه دارند:

با نام و یاد خدا سلام می کنم خدمت همه دوستان و همراهان گرامی، مجتبی شیخ علی هستم و شما مشغول گوش دادن به نوزدهمین فایل از سری فایل های رادیو آموزشی هستید.کارمند

این هفته، هفته دولت است و روز چهارم شهریور، روز کارمند و به همین خاطر در اول این رادیو آموزش، این روز را به همه کارمندهای عزیز تبریک عرض می کنم. در این فایل رادیو آموزش، نکاتی را برای کارمندان گرامی عرض خواهم کرد که می تواند به ارتباطاتشون در محیط کار و با مشتری یا همون ارباب رجوع کمک بکند. با این فایل آموزشی همراه من باشید.

 اگر بخواهیم یک تعریفی از کارمندهای کشورمان داشته باشیم می توانیم کارمندان را بدنه اصلی دولت و کشور بدانیم که نبود آنها می تواند امور یک کشور را و می تواند امور کشورمان را مختل بکند. کارمندان در کشورمان جایگاه بسیار ویژه و جایگاه  بالایی دارند، نقش آنها در اداره کشور بسیار مهم و بسیار حیاتی است . در این خلال اصول ارتباطات می تواند به این دوستان و به این عزیزان کمک بکند که کارشان را بهتر از همیشه انجام بدهند. نکاتی را خدمت شما عزیزان عرض خواهم کرد که می تواند بهتون کمک بکند که در این حوزه قوی تر شوید:

 اولین نکته ای که باید خدمت شما عزیزان عرض بکنم در خصوص آراستگی محیط کار است. یک کارمند معمولا زمان بسیار زیادی را پشت میزش یا در اتاقش مشغول کار است. فضایی که ارباب رجوع به آن فضا مراجعه می کند یا همکاران به آن فضا مراجعه می کنند و آن فرد را در آن اتاق مشاهده می کنند. تمیزی و نظافت میز کار، آراستگی میز کار، تاثیر ذهنی بسیار زیادی می تواند روی مخاطب و به خصوص ارباب رجوع بگذارد. تشویش های درونی ارباب رجوع را کمتر می کند و چالش هایی را که می تواند در طول روز برای یک کارمند ایجاد بکند را کم می کند. مطمئنا بسیاری از کارمندهای عزیز در طول روز با پرونده های بسیار زیادی سروکار دارند که می تواند میز آنها را بسیار شلوغ بکند یا اتاق آنها را اتاق شلوغی بکند اما اگر بتوانند با استفاده از تکنیک هایی بسیار ساده یا استفاده از تکنیک هایی که به اسم ۵S معروف است و بسیاری از کارمندهای گرامی اصول را می دانند یک اتاق مرتب داشته باشند. جایگاه همه چیز را مشخص بکنند و هر چیزی را سر جای خودش قرار بدهند، اینطور همیشه یک میز مرتب و یک اتاق مرتب دارند.

 نکته بعدی که در خصوص اتاق وجود دارد اینه که بتوانند یک محیط آرامش بخش را برای مخاطب و ارباب رجوعشان ایجاد بکنند. خیلی از دوستان و کارمندان گرامی را می بینیم که در اتاقشان تابلوهای شعر یا تصاویر زیبایی را نصب کردند تا هر کسی که وارد اتاق می شود با دیدن آن تابلو آرامش می گیرد، حتی اگر فردی هستید که ارباب رجوع باید زمانی را در اتاق شما منتظر بماند یا زمانی را نیاز دارد که در اتاق شما بنشیند می توانید مجله یا روزنامه ای را هر روز صبح تهیه بکنید یا کتابی را داشته باشید و از خونه تان آن را به دفترتان و اتاق کارتان بیاورید تا آن مشتری یا آن فرد زمانی که دارد انتظار می کشد و منتظر هست که کارش انجام شود به مطالعه آن مجله، روزنامه یا کتاب بپردازد.

موضوع بعدی که می تواند در همین اتاق به خود شما کمک بکند وجود اشیا یا المان هایی است که برای روحیه خود شما می تواند مفید باشد. خیلی از افراد با گذاشتن عکس خانواده خودشون، عکس فرزندشان روی میز و دیدن این تصویر روحیه می گیرند، احساس آرامش می کنند. بعضی ها با داشتن یک گلدان کوچک یا پرورش یک گل کوچک در اتاقشان احساس آرامش پیدا می کنند. بسته به روحیه تان یک المان، یک شی یا هر چیزی که می تواند به شما کمک کند که انرژی بگیرید را در اتاق کارتان داشته باشید و از آن لذت ببرید.

نکته دیگری که در محیط کار می تواند به شما کمک بکند، استراحت های کوتاه است. استراحت هایی در حد چند دقیقه، دو یا سه دقیقه. پیشنهاد می کنم هر چهل الی پنجاه دقیقه کار یک استراحت دو الی سه دقیقه ای داشته باشید. این استراحت می تواند روی صندلیتان باشد، می توانید بلند شوید و خیلی کوتاه دوباره برگردید و مجدد کارتان را انجام دهید. فقط این توصیه را از من داشته باشید این زمان کوتاه استراحت را زمانی بگذارید که ارباب رجوعی ندارید و کار مشتری قرار نیست مختل شود و قرار نیست کار مشتری عقب بیفتد. جایی در خصوص قدرت «چوب شور» می خواندم یکی از سایت ها مطلبی را گذاشته بود به اسم چوب شور. نوشته بود شما می توانید با استفاده از تنقلات بسیار ساده از همکاران تان یا مشتریانتان پذیرایی کنید به عنوان مثال یک چوب شور، قیمت خیلی زیادی ندارد اما با خریدن یک بسته از چوب شور می توانید تعداد زیادی از همکارانتان یا تعدادی از مشتریانتان را ازشون پذیرایی بکنید. این کار باعث می شود ارتباط شما با دیگران ارتباط بهتری باشد و دیگران از ارتباط با شما  لذت ببرند.

 نکته بسیار مهم در ارتباط با ارباب رجوع وجود دارد، ایجاد ارتباط چشمی و یک ارتباط قلبی است. لبخند به همراه ارتباط چشمی نیز می تواند یک معجزه ای را در ارتباطات شما با مخاطب، چه همکاران ، چه ارباب رجوع و مشتریان ایجاد بکند. زمانی که با ارباب رجوعتان صحبت می کنید حتما این ارتباط چشمی و این لبخند را داشته باشید. سعی کنید این ارتباط را برقرار بکنید تا مخاطب بتواند بهتر و راحت تر به شما اعتماد بکند.

نکته بعدی که بسیار مهم است و به نظرم هر کارمندی آن را باید انجام بدهد این است که زمانی که در اتاقتان تشریف ندارید، زمانی که قرار است اتاقتان را به هر دلیل ترک بکنید، بالاخره همه ما انسان ها کارهایی را داریم ،برای ما اتفاقاتی میفتد که زمانی را نمی توانیم در اتاق کارمان باشیم حالا چه نیازهای شخصی، چه کارهایی که می تواند مدیر، رئیس یا فرد بالا سری با ما داشته باشد.  زمانی که قرار است اتاقتان را ترک کنید، پیشنهاد می کنم یک برگه کوچک داشته باشید. این برگه را روی میزتان یا پشت اتاقتان بگذارید و بنویسید که تا پنج دقیقه دیگر بر می گردم ساعت ۱۰:۱۲، که مشتری شما و ارباب رجوع زمانی که میاید و قرار است کاری شما برایشان انجام دهید و می بیند شما نیستید، در اتاق شما بسته است یا کنار میزتان نیستید با خواندن این برگه بداند که شما چه ساعتی برمی گردید. به خاطر همین گفتم که ساعت ۱۰:۱۲ را به عنوان مثال حتما زیر کاغذتان بنویسید که شما ساعت ۱۰:۱۲ تشرف بردید و پنج دقیقه دیگر ۱۰:۱۷ برمی گردید. مشتری ساعتش را نگاه می کند و می داند که چقدر باید منتظر بماند. اگر این کار را نکنید سردرگمی برای مشتری شما به وجود میاید و این اتفاق در ذهن مشتری رخ می دهد و این گفتگو در ذهن مشتری ایجاد می شود که شما کارتان را صحیح انجام نمی دهید و معمولا سر کارتان تشریف ندارید اما با همین نوشته ساده می توانید یک تصویر ذهنی مطلوب در ذهن مشتریان و ارباب رجوع ها ایجاد بکنید.

 نکته دیگری که در خصوص کارمندها باید در موردش صحبت بکنیم، نحوه انجام دادن و ارائه خدمات به مشتری ها و ارباب رجوع ها است. تمام کسانی که به شما مراجعه می کنند و قرار است کاری برایشان انجام بدهید، هموطنان و همشهریان شما هستند پس همانطور که دوست دارید با شما در سازمانی در ارگانی، خوب با شما برخورد شود همان برخورد را با مشتریان و ارباب رجوع خودتان داشته باشید. تفاوتی نمی کند که تیپ و ظاهر یک فرد به چه صورتی است، تفاوتی نمی کند که این فرد جوان است یا پیر. زن است یا مرد است. کودک است یا مسن است. با همه یک رفتار یکسان و مطلوب داشته باشید و طوری رفتار بکنید و طوری صحبت بکنید و طوری ارتباط برقرار بکنید که دوست دارید با خودتون و خانواده تان، این رفتار انجام شود. طوری رفتار بکنید و رفتارتان به گونه ای باشد که همان رفتار را با همسرتان، با دوستتان یا با یکی از فامیل هاتون که مراجعه کرده به اداره تان و قرار است شما برایشان کاری انجام دهید ارائه می کنید. رفتارتان را دقیقا همانطور با دیگران انجام دهید اگر این کار را بکنید مطمئن باشید که شما به عنوان یک کارمند نمونه در ذهن مشتری ها خواهید بود و این ذهنیت به مدیران و روسای شما هم منتقل می شود. مطمئنا فردی می تواند فرد موفقی باشد که بتواند در ارتباطاتش با دیگران یک ارتباط مطلوب و یک ارتباط عالی ایجاد بکند.

نکته آخری که می خواهم در خصوص آن با شما صحبت بکنم ظاهر شما است. داشتن یک ظاهر حرفه ای و ظاهر آراسته می تواند جایگاه شما را در سازمان، جایگاه ویژه ای بکند. پیشنهاد می کنیم حتما سعی بکنید یک پله بالاتر از بقیه در پوشش خودتان توجه داشته باشید. همیشه لباس مناسب به تن بکنید، همیشه از لباس مرتب استفاده بکنید. خیلی اوقات می بینیم که کارمندها در فضای کاری شان از لباس های  مناسبی استفاده نمی کنند. کارمندی که مدام در حال رفت و آمد بین اتاق هاست، مشتری دارد او را به صورت کامل نگاه می کند با یک صندل و بدون جوراب دارد می چرخد، خیلی صحنه جالبی را ایجاد نمی کند. لباس آراسته بپوشید و به ظاهر خودتان توجه بکنید تا سطح اعتماد بیشتری را در مخاطب و مشتری هاتون ایجاد بکنید.

 امیدوارم این نکات کوتاه، راهنمای مفیدی باشد برای موفقیت و توسعه فردی شما. برای همه تان آرزوی موفقیت و پیروزی می کنم.

 

 

شما هم نظر دهید...

ایمیل شما منتشر نخواهد شد.