از قسمت های مهم مذاکره، پیش مذاکره است. در این زمان طرفین باید تلاش کنند تا علاوه بر ایجاد یک جو صمیمی و خارج از موضوعات اصلی، شناخت بهتری از یکدیگر هم پیدا کنند. همانطور که قبلا در مطلب مذاکره ضمنی و صریح گفتیم، هرچه بتوانید محیط دوستانه تری ایجاد کنید، نتایج بهتری را می توانید انتظار داشته باشید.

در این مطلب که برداشت شده از کتاب ۵۳ اصل مذاکره خانم تامپسون است، به اهمیت موضوع پیش از مذاکره و معرفی بخش های مذاکره می پردازیم:

مذاکره ها یک شروع، یک وسط و یک پایان دارند. اگر بخواهیم مذاکره را با یک بازی فوتبال مقایسه کنیم، می توان گفت که بازی مذاکره، یک شروع دارد که در آن بر سر مالکیت توپ و زمین و اسامی و غیره صحبت و توافق می شود.

 بعد از آن در طول بازی گل هایی رد و بدل می شود و بعد از سوت پایان هم، همچنان در زمین بازی، تبادل احساسات و بحثهای دیگر ادامه پیدا می کند.

 البته در خصوص بازی مذاکره این سه وضعیت به فرهنگ حاکم بر افراد حاضر در جلسه وابستگی شدیدی دارد. مثلا خانم کارلی فیورینا  (Carly Fiorina)، که مدیریت شرکت HP را از سال ۱۹۹۹ تا ۲۰۰۵ بر عهده داشت در کتاب خود تحت عنوان “انتخاب های سخت” (Tough Choices)، به مرحله پیش از مذاکره با شرکت LG کره، اشاره کرده است.

در این شرکت، مرحله پیش از مذاکره شامل یک مهمانی سنتی در فضای باز و خوردن کباب و نوشیدنی است و مذاکره اصلی، روز بعد انجام می شود. او می گوید که شرکت در چنین مراسمی، یک پایه بسیار مناسب برای مذاکره اصلی، محسوب می شود. به طوریکه اگر در این مراسم شرکت نمی کرد، نمی توانست در مذاکره های بعدی، به موفقیت دست یابد.

مرحله «پیش مذاکره» زمانی شروع می شود که طرفین یکدیگر را ملاقات کرده و تعارفات را آغاز می کنند. در برخی کشورها و فرهنگها مانند شرکت LG این مرحله به صورت تشریفاتی و یا با برگزاری یک مهمانی همراه است.

♦ پیشنهاد میکنم این مطلب را مطالعه نمایید: روش های کاربردی مخاطب شناسی پیش از مذاکره

مذاکره اصلی، زمانی آغاز می شود که طرفین بحث بر سر موضوعات اصلی را شروع می کنند. این مرحله زمانی که طرفین بر سر موضوعات به توافق کامل دست یافتند به پایان می رسد. در نهایت، آخرین مرحله بعد از حصول توافق و امضای قرارداد احتمالی خواهد بود که می توان آن را «پس مذاکره»  نامید.

این مرحله، شامل گفتگوها و تشریفات بعد از تبادل امضاء است.

پیش از این توصیه کرده بودیم که مذاکره کنندگان بکوشند نخستین پیشنهاد را، خود مطرح کنند و یا حداقل بلافاصله پس از مطرح شدن پیشنهاد طرف مقابل، پیشنهاد متقابلی ارائه کنند.

شاید تصور کنید منظور ما این است که باید در اولین لحظات شروع مذاکره، پیشنهاد اولیه خود را به سمت طرف مقابل شلیک کنید. اما برعکس، هرگز توصیه نمی شود که در نخستین کلمات و جملات خود، پیشنهاد اولیه تان را مطرح کنید. توجه کنید که برقراری ارتباط متقابل پیش از شروع مذاکره رسمی برای رسیدن به نتیجه مناسب ضروری است.

همانطور که اشاره شد افراد با فرهنگهای مختلف، در انجام این مرحله به روش های متفاوتی عمل می کنند. ولی به عنوان توصیه ای کلی می توان گفت در هر مذاکره ای، بهتر است بین ۵ تا ۲۰ دقیقه را به صحبتهای عمومی به منظور ایجاد رابطه متقابل اختصاص داده و با طرف مقابل گپ دوستانه بزنید. مطمئن باشید که این کار، تأثیر خوبی خواهد داشت.

علاوه بر این، مطالعات نیز نشان می دهد مذاکره کنندگانی که حداقل ۵ دقیقه را به صحبت های پیش از مذاکره اختصاص می دهند، بیش از آنهایی که بلافاصله سر اصل مطلب می روند، موفق می شوند. گپ دوستانه شامل صحبتهایی است که به بحث اصلی مربوط نبوده و تنها به منظور ایجاد اعتماد و ارتباط متقابل بیان می شود.

 به هر حال، زمانی فرا می رسد که باید صحبتهای دوستانه خاتمه یافته و بحث اصلی آغاز شود. تغییر فضای بحث از حالت صمیمی و دوستانه به فضای جدی و گاه رقابتی ممکن است تا حدودی ناخوشایند باشد. برای جلوگیری از این امر باید ذهن طرف مقابل را آماده کرده و اشاره کنید که میخواهید مذاکره اصلی را شروع کنید. برای جلب توجه طرف مقابل، می توانید چنین جملاتی بیان کنید:

: موافق هستید که به موضوع … بپردازیم؟ .

ظاهرا شما چند ساعت دیگر پرواز دارید. نمی خواهم وقت شما را بیش ازاین بگیرم. اجازه دهید تا مجموعه پیشنهادات خود را بیان کنم

 من موضوع این جلسه را بررسی کرده ام و نمی دانم که آیا الان زمان مناسبی برای اینکه در مورد آن بحث کنیم هست با خیر. .

از آنجا که من باید ساعت ۵ برگردم، اگر ممکن است و موافق هستید، بحث اصلی را شروع کنیم.